Das Hessische Finanzgericht hat sich mit rechtskräftigem Urteil vom 16. März 2009 (Az.11 K 1498/05) mit der steuerfreien Erstattung von Auslandsübernachtungspauschalen bei LKW-Fahrern auseinandergesetzt und hier eine positive Entscheidung getroffen.

Im Urteilsfall erzielte der Kläger Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit. Er führte unstreitig Fahrten zu einem Lieferanten durch, der seinen Sitz in den Niederlanden unterhielt. Im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung stellte die Finanzverwaltung fest, dass Übernachtungspauschalen für Übernachtungen im Ausland steuerfrei ausgezahlt wurden.
Auf Ebene der Einkommensteuer wurden die Zahlungen nachträglich als steuerpflichtiger Arbeitslohn erfasst, weil die Finanzverwaltung davon ausging, dass die Übernachtungen in der Schlafkoje des LKW verbracht wurden. Eine steuerfreie Erstattung von Übernachtungskosten scheide mangels Vorliegens solcher Aufwendungen bei der Übernachtung in einem Fahrzeug aus.
Entsprechendes gilt, wenn der Beschäftigte die Unterkunft vom Arbeitgeber oder aufgrund seines Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder teilentgeltlich erhält.
Das FG gewährte hingegen die Steuerfreiheit für die gezahlten Übernachtungspauschalen (Niederlande: 140 DM), da der Kläger eine eidesstattliche Versicherung des Geschäftspartners vorlegte, dass der Kläger wöchentlich ein- bis zweimal bei ihm übernachtete und dafür ein Entgelt von umgerechnet circa 85 DM entrichtete. Rechnerisch unterschritten die Übernachtungskosten zwar den Pauschbetrag um etwa 40 Prozent – von einer unzutreffenden Besteuerung ging des Hessische FG dennoch nicht aus.
Die Übernachtungspauschale beträgt im Inland gegenwärtig Euro 20 je Übernachtung. Für das Ausland sind gesonderte Übernachtungspauschalen festgelegt.
Der Arbeitgeber hat die Wahl, entweder
– die tatsächlich angefallenen Einzelübernachtungskosten oder
– die Übernachtungspauschalen
zu erstatten.
In der Einkommensteuer-Erklärung hat der Arbeitnehmer allerdings seit 2008 sowohl bei Inlands- als auch (neu) bei Auslandsübernachtungen nur noch die Möglichkeit, die einzeln nachgewiesenen Übernachtungskosten abzusetzen, sofern diese noch nicht durch den Arbeitgeber steuerfrei erstattet wurden. Ein Kostenabzug kann damit auch bei Auslandsübernachtungen nicht mehr in Höhe der Differenz zwischen der Auslandsübernachtungspauschale und der auf Grundlage eines Einzelnachweises erfolgten steuerfreien Arbeitgebererstattung geltend gemacht werden (so auch Sächsisches FG mit Urteil vom 4. März 2009, Az. 8 K 1098/08, Rev. eingelegt, Az. des BFH: VI R 24/09).
Maßgeblich für die Bestimmung der Übernachtungspauschale ist laut Urteil immer der Übernachtungsort. Damit kann die Übernachtungspauschale von der Tagegeldpauschale abweichen.